‘이사회 소집 절차’는 이사회의 의사결정이 유효한지, 나중에 무효·부존재 소송으로 다투어지지 않는지를 가르는 핵심 절차입니다.
이 글을 통해서 당신한테 이사회 소집 기준·절차, 소집통지 방법, 하자 발생 시 리스크와 대응방안, 실제 실무 팁과 자주 묻는 질문을 알려주겠습니다.
이사회 소집 절차 개요
1. 이사회란 무엇인가
이사회 소집권자와 소집 사유
1. 이사회 소집권자
일반적으로 정관이나 상법에서 정하는 순서는 다음과 같습니다.
- 원칙적 소집권자
- 이사회 의장(정관으로 정한 경우)
- 의장을 따로 두지 않은 경우 대표이사
- 보충적 소집권자
- 감사의 소집 요구
> 실무 팁
> – 정관에서 “이사회 의장, 대표이사, 그 밖에 이사회가 정한 자” 등으로 폭넓게 정해 두면, 공백 상황을 줄일 수 있습니다.
> – 소집권자가 누구인지 정관·이사회 규정을 먼저 확인하는 습관이 필요합니다.
2. 이사회 소집 사유(언제 소집해야 하는가)
- 법령·정관에서 이사회 결의를 요구하는 경우
- 회사의 중요한 경영상 의사결정
- 법에 명시되지 않았더라도, 회사 내 내부규정(이사회 규정)에서 이사회 결의를 요구하는 사항
- 긴급 상황
- 대규모 손실·분쟁 발생
- 경영권 분쟁, 자금 위기 등
이사회 소집 절차: 단계별 정리
1. 소집 결의 및 일정 확정
- 소집 필요성 검토
- 안건이 이사회 결의 사항인지 확인
- 이사회 개최가 정관·이사회 규정에 따라 요구되는지 검토
- 일시·장소 결정
2. 이사회 소집 통지(소집통지)
(1) 통지 방법
- 법정 원칙 (상법 제391조 제1항)
- 이사 및 감사에게 회일 1주일 전에 소집통지를 해야 함
- 정관으로 단축 가능
- “정관으로 그 기간을 단축할 수 있다”고 규정
- 스타트업·중소기업은 보통 1~3일 전까지로 단축하는 경우 많음
- 통지 수단
- 통지 내용
- 이사회 일시
- 장소
- 회의 안건(의제)
> 실무 팁 (통지 관련)
> – 최소한 이메일 + 메신저 같이 2중 통지를 하면 분쟁 시 입증이 쉽습니다.
> – “안건”을 너무 포괄적으로 적으면, 나중에 “예상 못한 안건 처리”라고 다툼이 생길 수 있으므로
> – 가능한 한 구체적으로 기재하는 것이 안전합니다.
> – 예: “A회사 지분 60% 인수 건”, “대표이사 해임 및 신임 대표이사 선임 건” 등
(2) 소집기간 단축·생략
- 정관으로 기간 단축 가능
- 예: “이사회 소집통지는 회일 3일 전까지 한다”
- 긴급을 요하는 경우
- 모든 이사가 동의하면
- 기간을 지키지 않아도 유효하다는 판례·실무 해석 다수
- 전원 동의 시 소집절차 생략 가능 (상법 제391조 제3항)
- 모든 이사가 서면·전자문서로 동의하면
- 정식 소집절차 없이도 이사회 개최 가능
3. 이사회 개최 및 의결
(1) 의사정족수 및 의결정족수
- 원칙 (상법 제391조 제2항)
- 의사정족수: 이사의 과반수 출석
- 의결정족수: 출석 이사의 과반수 찬성
- 정관으로 가중 가능
- “재적 이사 3분의 2 이상 출석, 출석 이사 3분의 2 이상 찬성” 등
(2) 회의 방식
- 대면 회의
- 전통적인 방식, 서면 회의록 작성
- 영상회의·전화회의
- 정관에 허용 규정을 두면
- 이사가 서로의 음성을 동시에 들을 수 있는 통신수단을 통해 참석 가능
- 화상회의 플랫폼, 컨퍼런스콜 등 활용
(3) 서면 결의(서면 결의 제한 규정 유의)
- 상법상 원칙적으로 이사회는 실제 회의를 개최해야 함
- 다만, 상법 제391조의2는
- 이사 전원이 서면이나 전자문서로 의결하는 것을 정관이 허용하는 경우 인정
- 그러나
- 대표이사 선임·해임 등 중요한 안건은 서면 결의 제한 규정을 두는 경우가 많음
> 실무 팁 (의결 관련)
> – 경영권 분쟁이 우려되는 회사는
> – 정관에서 의결정족수·특별결의 사항을 명확히 규정해 두는 것이 좋습니다.
> – 서면 결의는 편리하지만, 나중에 “진정성 여부”, “전자서명 진위” 등을 둘러싸고 분쟁 소지가 있어
> – 중요한 안건은 가급적 실제 회의 + 녹취 또는 상세 회의록을 권장합니다.
4. 이사회 의사록 작성
(1) 의사록 작성 의무
- 상법 제391조 제4항
- 이사회의 의사에 관하여는 의사록을 작성해야 함
- 의사록 기재사항
(2) 서명·날인
- 의사록에는
- 출석한 이사와 감사가 기명날인 또는 서명해야 함
- 전자 문서 형태로 작성 시
- 전자서명법에 따른 전자서명으로 대체 가능(실무에서는 이메일 승인, 전자결재 시스템 활용 등)
(3) 보관
- 의사록은
- 회사 본점에 비치
- 일정 기간(상법상 명시 기간은 없으나, 실무상 10년 이상 보관 권장)
- 주주·채권자 등 이해관계인이
- 열람·등사를 청구할 수 있는 경우가 있으므로
- 기재 내용의 정확성·일관성이 매우 중요
> 실무 팁 (의사록)
> – 이사회 직후 바로 초안을 만들어 당일 또는 빠른 시일 내에 확인·서명 받는 것이 좋습니다.
> – 의사록에 “실제 논의되지 않은 내용”을 사후에 추가하는 것은
> – 형사상 사문서 위조 문제로까지 비화할 수 있으므로 매우 위험합니다.
이사회 소집 절차의 하자와 법적 리스크
1. 소집절차 하자의 유형
- 소집통지 누락
- 특정 이사·감사에게 통지하지 않음
- 소집기간 위반
- 1주일 전(또는 정관상 단축 기간) 미준수
- 소집권자 하자
- 소집권이 없는 사람이 임의로 이사회를 소집
- 안건 통지 부족
- 중요한 안건을 통지하지 않거나, 제목만 모호하게 통지
- 의사정족수 미달
- 출석 이사 수 부족
- 의결정족수 미달
- 찬성표 부족
2. 하자 있는 이사회 결의의 효력
| 구분 | 법적 평가 가능성 | 주요 리스크 |
|---|---|---|
| 소집통지 누락 | 결의 무효 또는 부존재 주장 가능 | 결의 취소, 대표이사 선임·해임 효력 다툼 등 |
| 소집기간 위반 | 결의 취소 사유로 다투어질 수 있음 | 소송 제기 시 불확실성 증가 |
| 소집권자 하자 | 중대하면 무효·부존재 판단 가능 | 이사회 전반의 정당성 공격 가능 |
| 의사·의결 정족수 미달 | 원칙적으로 무효 또는 부존재 | 이후 모든 관련 거래의 효력까지 영향 |
| 의사록 미작성 또는 허위 기재 | 결의 유효성 다툼 + 형사 리스크 가능 | 이사·임직원의 배임·사문서위조 혐의 수반 가능 |
> 실무 포인트
> – 분쟁이 예상되거나, 이미 경영권 분쟁 상황이라면
> – 소집통지 기록, 참석자, 회의 진행 과정을 최대한 객관적으로 남겨 두어야 합니다.
> – 하자가 의심되는 이사회 결의에 근거해
> – 대규모 투자·M&A, 담보 제공, 자산 양도 등을 하면
> – 사후에 거래 전체가 흔들리는 결과를 초래할 수 있습니다.
소규모·비상장 회사에서 자주 발생하는 문제와 실무 팁
1. “가족회사·소규모 회사라서 형식은 안 지켜도 된다”는 오해
- 실제 분쟁은 대부분 가족회사, 소규모 비상장사에서 발생
- 초기에 친한 사이였더라도
예시 상황
- 형제 공동 창업 회사
- 그동안 구두 합의로 모든 의사결정을 해옴
- 한쪽이 대표이사를 마음대로 교체하는 결의를 진행
- 정식 소집통지 없이, 일부 이사만 모아 “이사회”를 열어 의결
- → 나중에 소송에서 결의 무효·부존재 주장, 경영권 분쟁 심화
> 실무 팁
> – 이사가 2~3명뿐인 회사라도
> – 최소한의 소집통지, 의사록 작성은 반드시 지키는 것이 좋습니다.
> – “카톡으로 알렸으니 됐다” 수준이 아니라
> – 날짜·시간·안건이 명확히 적힌 메시지를 남기고
> – 회의 후에는 의사록에 모두 서명하게 하는 것이 안전합니다.
2. 영상회의·전자결의 활용 시 주의점
- 정관 규정 필수
- “이사회는 이사 전원이 서로의 음성을 동시에 송·수신할 수 있는 통신수단에 의하여 참석하는 방법으로 개최할 수 있다” 등 명시
- 참석자 확인
- 실제로 해당 번호·계정이 본인인지 확인 필요
- 녹취·로그 보존
- 분쟁 대비용으로 회의 녹취 또는 회의 플랫폼 로그를 보관
- 전자서명·전자결재
- 회사 전자결재 시스템을 통해
- 의사록 초안 공유 → 전자서명 방식으로 승인 받는 방식 활용
이사회 소집 절차와 관련한 자주 묻는 질문(FAQ)
Q1. 이사회 소집통지를 이메일로만 보내도 괜찮습니까?
- 원칙적으로 가능합니다.
- 다만,
Q2. 모든 이사가 참석했다면 소집통지를 안 해도 유효한가요?
- 상법과 판례는
- 모든 이사가 출석하여 이의 없이 회의에 참여한 경우
- 소집절차의 하자는 치유되는 것으로 보는 경향이 있습니다.
- 그러나,
- 이사가 “소집절차에 문제가 있다”고 회의에서 이의를 제기한 경우
- 나중에 분쟁 가능성이 높아지므로
- 원칙적인 소집통지 절차를 지키는 것이 가장 안전합니다.
Q3. 이사회 안건을 통지할 때, 구체적으로 안 적어도 되나요?
- 실무상 “기타 중요 경영상 사항” 등 포괄적 표현을 쓰는 경우 많지만
- 중요한 인사(대표이사 해임 등)나 M&A 관련 안건은
- 구체적으로 통지하는 것이 안전합니다.
- 안건을 모호하게 통지하면
- “예상 못한 안건 처리”라는 이유로
- 결의의 효력을 다투는 분쟁이 발생할 수 있습니다.
Q4. 이사회 의사록을 나중에 다시 작성하거나 수정해도 되나요?
- 단순한 오탈자 수정 등은 가능하나,
- 의사록은
- 회의 직후 최대한 신속히 작성하고
- 출석 이사·감사의 서명·날인을 받아 두어야 합니다.
Q5. 소집권자가 아닌 사람이 이사회를 열어 결의했다면 어떻게 되나요?
- 소집권자가 아닌 사람이 임의로 이사회를 소집하고
- 그 사실을 다른 이사에게 제대로 알리지 않은 경우
- 이사회 결의는 무효 또는 부존재로 판단될 수 있습니다.
- 특히 대표이사 선임·해임, 지분 인수 등
- 회사의 중대한 결의가 이에 기초한 경우
- 이후 모든 거래의 효력 자체가 흔들릴 위험이 있습니다.
마무리: 이사회 소집 절차, “형식”이 아니라 “리스크 관리”입니다
- 이사회 소집 절차를 제대로 지키는 것은
- 특히
- 가족회사, 비상장사, 스타트업처럼
- 평소에는 친밀하게 운영되던 회사일수록
- 나중에 갈등이 생기면 과거의 이사회 절차 하자가 모두 문제가 되기 쉽습니다.
- 최소한 다음 4가지만은 반드시 지키는 것을 권장합니다.
- ① 정관·이사회 규정에 맞는 소집권자 확인
- ② 이사·감사 전원에게 기한 내 소집통지
- ③ 의사정족수·의결정족수 철저히 체크
- ④ 회의 직후 정확한 의사록 작성 및 서명·보관
이사회 소집 절차를 표준화된 내부 규정으로 만들어 두면,
향후 분쟁과 법적 리스크를 크게 줄일 수 있습니다.