‘주주명부 열람·등사 청구’는 회사의 주주가 회사에 대해 자신의 권리를 행사하기 위해 주주명부를 직접 보거나(열람), 복사본을 받는 것(등사)을 요구하는 절차를 말합니다.
이 글을 통해서 당신한테 주주명부 열람·등사 청구의 기본 구조, 회사가 거부할 수 있는 경우와 리스크, 실제 실무 대응 팁, 분쟁 시 소송·형사 리스크 등을 알려주겠습니다.
1. ‘주주명부 열람·등사 청구’ 개요
1-1. 주주명부란 무엇인가
1-2. 주주명부 열람·등사 청구권의 법적 근거
- 상법상 근거(주요 취지)
등의 주주권 행사 가능
2. 누가, 언제, 어떤 범위까지 청구할 수 있는가
2-1. 청구권자(누가 청구할 수 있는가)
- 원칙적 청구권자
- 특수한 경우
- 실제 소유자 vs 명의주주
- 법적으로는 명의가 주주명부에 올라 있는 자가 우선
- 실질 소유자가 직접 청구하려면
→ 명의개서 또는 법원 절차를 거치는 경우가 많음
2-2. 언제 청구할 수 있는가(시기 제한)
- 일반 원칙
- 상법은 주주명부 열람·등사 청구에 대해 특정 시기에만 가능하다고 제한하지 않음
- 즉, 원칙적으로 언제든지 청구 가능
- 다만 실무상 주의점
- 주주총회 전후에 분쟁이 많은 시기에는
→ 회사가 목적을 문제 삼으며 거부·제한하는 경우 증가
2-3. 어떤 범위까지 볼 수 있는가(열람·등사 범위)
- 열람·등사 대상
- 실무에서 자주 문제 되는 부분
3. 회사가 반드시 알아야 할 ‘정당한 목적’ 요건
3-1. 왜 ‘목적’이 중요한가
- 상법은 주주에게 주주명부 열람·등사 청구권을 부여하면서도,
남용을 막기 위해 “정당한 목적”이 없는 경우 회사가 거부할 수 있도록하고 있습니다.
- 회사 입장에서 중요한 포인트
- 청구 목적이 정당한지 여부에 따라
- 열람 허용
- 일부 제한
- 전면 거부
- 여부가 달라짐
- 잘못 거부하면
→ 법원 인용 + 회사 패소 + 형사 리스크(업무방해 등 주장 가능성)로 이어질 수 있음
3-2. 법원이 인정하는 ‘정당한 목적’의 예
일반적으로 다음과 같은 목적은 정당한 목적으로 인정되는 경우가 많습니다.
- 주주총회 관련
- 경영 감시 목적
- 소송 준비 목적
3-3. 정당한 목적이 아니라고 판단될 수 있는 경우
다음과 같은 사유는 정당한 목적 부정 또는 남용으로 보일 위험이 큽니다.
회사는 청구서에 기재된 목적, 과거 분쟁 이력, 이해관계 등을 종합하여
“정당한 목적”인지 판단해야 합니다.
4. 회사가 받아야 할 서류·절차(실무 체크리스트)
4-1. 청구 방식(서면 청구가 원칙)
실무적으로는 다음과 같은 방식이 안전합니다.
- 서면 청구서 제출 요구
- 이메일·팩스도 가능하나,
→ 분쟁 대비를 위해 날짜, 도달 여부가 명확한 방식 선호
- 청구서에 포함되어야 할 내용
“대표소송 제기 가능성 검토를 위해” 등 구체적으로 기재하도록 유도
4-2. 신분·주주 지위 확인
- 개인 주주
- 신분증 사본 요구(대면 시 실물 확인)
- 필요 시 주권 또는 주식거래내역, 명의개서 신청서 등
- 법인 주주
- 법인등기부등본
- 사업자등록증 사본
- 대표자 또는 대리인 신분증
- 위임장(대리인 출석 시)
- 실무 팁
- “명의개서 전” 단계에서 분쟁이 있는 경우
→ 회사가 중립을 유지하면서 “현재 주주명부상 주주” 기준으로 처리하는 것이 원칙입니다.
4-3. 회사의 내부 처리 절차(권장)
- 1단계
- 청구 접수
- 2단계
- 주주 지위·목적 검토
- 등기부, 주주명부, 과거 분쟁 이력 확인
- 필요한 경우 외부 자문 검토
- 3단계
- 허용/제한/거부 결정
- 이사회 또는 대표이사 결재를 통해 공식 결정
- 4단계
- 결과 통지
5. 열람 vs 등사 vs 정보제공 방식 비교
| 구분 | 열람 | 등사(사본 교부) | 전자파일 제공 |
|---|---|---|---|
| 의미 | 주주가 직접 와서 보고 메모 | 회사가 복사본을 만들어 교부 | 엑셀, PDF 등 전자 형태로 제공 |
| 법적 허용 여부 | 원칙적으로 허용 | 상법상 등사 청구 인정(판례상 넓게 해석) | 명문 규정은 없으나 실무상 허용 가능 |
| 회사의 부담 | 낮음(공간·시간 제공) | 복사·인쇄 비용, 개인정보 보호 조치 필요 | 파일 변환, 마스킹 등 기술적 조치 필요 |
| 유출 위험 | 비교적 낮음 | 중간 정도(문서 복제·스캔 가능) | 높음(대량 유출·가공 용이) |
| 실무 대응 팁 | 시간 제한, 촬영 제한 등 규칙 설정 가능 | 일부 항목 마스킹 후 제공 가능 | 보안 서약서, 암호화, 열람용 파일 권장 |
6-1. 주민등록번호·주소 등 민감 정보 처리
- 법적 구조
- 상법상 주주명부 기재사항과
- 개인정보보호법상의 보호 의무가 충돌하는 지점
- 실무적 타협 방안(예시)
- 주민등록번호
- 뒷자리 마스킹(예: 000000-1**) 후 제공
- 주소
- 일반적으로는 전체 주소 제공하되,
특정 위험이 있는 경우(스토킹 우려 등) 일부 비공개 검토
- 이메일·전화번호
- 주주명부 기재 사항이 아니라면
→ 열람·등사 대상에서 제외하는 것이 일반적
6-2. 회사가 취해야 할 보호 조치
- 열람 시
- 등사 시
- 개인정보 일부 마스킹 처리
- 사본에 “본 사본은 ○○회사 주주명부 열람·등사에 따라 제공된 것으로, 제3자 제공 및 상업적 사용을 금지합니다.” 등 문구 삽입
- 추가 조치
- 주주에게 비밀유지·목적 외 사용 금지 서약서 받는 방안도 실무에서 자주 사용됩니다(강제력은 제한적이지만, 분쟁 시 방어자료가 됨).
7. 회사가 거부할 수 있는 경우와 그 리스크
7-1. 거부가 가능한 경우(대표적 상황)
- 정당한 목적이 명백히 없는 경우
- “그냥 회사가 어떻게 돌아가는지 궁금해서”
- “주주 명단을 확보해서 영업에 활용하려고”
- 주주가 아님이 명백한 경우
- 명의개서가 전혀 안 된 제3자가 청구하는 경우
- 주주명부 열람이 회사 또는 다른 주주에게 중대한 피해를 줄 위험이 매우 큰 경우
- 경쟁사가 실질적으로 지배하는 회사가 청구하고,
- 주주명부를 통해 주요 투자자 정보를 빼내려는 정황이 뚜렷한 경우 등
7-2. 거부 시 회사가 부담하는 리스크
- 민사상 리스크
- 주주가 법원에 주주명부 열람·등사 청구 소송(가처분 포함) 제기 가능
- 회사가 패소할 경우
- 형사·행정 리스크(간접적)
7-3. 실무적으로 안전한 판단 기준
- 다음과 같은 경우에는 가급적 허용 쪽으로 판단하는 것이 안전합니다.
8. 실제 사건에서 자주 나오는 분쟁 패턴과 대응 팁
8-1. 가족회사·중소기업에서의 전형적 분쟁
- 상황 예시
- 형제·친인척이 소액주주로 참여한 회사
- 대표이사가 특정 가족에게만 이익을 몰아준다는 의심
- 소액주주가 주주명부 열람을 요구 → 회사가 막연히 “기분 나쁘다”며 거부
- 결과
- 소액주주가 주주명부 열람 가처분 신청
- 법원이 인용 → 오히려 대표이사의 입장만 약화
- 실무 팁
- 감정적으로 거부하기보다
→ 형식적으로라도 적법한 절차에 따라 검토·허용하는 것이 분쟁 확산을 막는 데 유리합니다.
8-2. 경영권 분쟁·M&A 국면에서의 활용
- 전형적 시나리오
- 기존 대주주 vs 신규 투자자·적대적 인수자
- 주주명부 열람을 통해 지지세를 확보하려는 움직임
- 회사 입장에서의 전략
형사·세무 리스크 사전 진단도 병행하는 것이 안전합니다.
9. 회사 대표·임직원을 위한 실무 대응 체크리스트
9-1. 요청이 들어왔을 때 즉시 해야 할 일
- 다음을 체크리스트로 활용하면 좋습니다.
- [ ] 청구인이 실제 주주인지 확인(주주명부·등기부 확인)
- [ ] 서면 청구서 수령 및 목적·범위 확인
- [ ] 과거 분쟁·소송·형사 고소 이력 확인
- [ ] 개인정보보호 이슈 검토(마스킹 범위 등)
- [ ] 허용/제한/거부 방향에 대한 내부 의견 정리
- [ ] 필요 시 외부 전문가 자문
- [ ] 결정 내용 서면 통지(일시·장소·방법·사유 명시)
9-2. 평소에 준비해 두면 좋은 것들
10. 자주 묻는 질문(FAQ)
Q1. 소액주주도 주주명부 열람·등사 청구를 할 수 있습니까?
- 네, 주식 수와 무관하게 “주주”라면 원칙적으로 청구할 수 있습니다.
- 다만, 목적이 정당해야 하고, 남용이 의심되는 경우 회사가 다툴 수 있습니다.
Q2. 회사가 열람은 허용하되, 등사는 거부해도 됩니까?
- 판례 경향상 등사(사본 교부)도 주주의 권리 범위에 포함되는 것으로 넓게 인정하는 추세입니다.
- 전면 거부는 위험하며,
→ 개인정보 마스킹, 일부 항목 비공개 등 조건부 허용 방식이 상대적으로 안전합니다.
Q3. 주주명부를 이메일(엑셀 파일)로 보내 달라고 하면 반드시 응해야 합니까?
- 법에 전자파일 제공 의무가 명시되어 있는 것은 아닙니다.
- 회사 입장에서 유출 위험이 크다고 판단되면
- 방문 열람
- 종이 사본 교부
방식으로 제한하는 것도 실무상 가능합니다.
Q4. 주주명부 열람을 요구하는 주주가 경쟁사와 연관된 인물로 보입니다. 거부해도 될까요?
- 경쟁사와의 연관성만으로 곧바로 거부 사유가 되는 것은 아닙니다.
- 다만,
- 청구 목적
- 과거 행위(영업정보 유출 등)
- 회사와의 분쟁 상황
등을 종합적으로 고려해야 합니다.
정당한 목적이 명백히 부재하거나, 회사에 중대한 피해가 예상되는 경우에는 거부 또는 제한을 검토할 수 있습니다.
Q5. 주주명부 열람·등사 요구가 들어오면, 세무·형사 문제까지 같이 점검해야 할까요?
등이 있는 상황이라면,
세무·형사 리스크를 함께 점검해 두는 것이 안전합니다.