주주총회 소집 절차 제대로 이해하기, 소집통지, 이사회 결의, 하자 대응까지 한 번에 정리

‘주주총회 소집 절차’는 상법과 정관이 정한 형식과 기한을 정확히 지키는 것이 핵심입니다. 이 글을 통해서 당신한테 주주총회 소집 절차의 기본 구조, 준비 체크리스트, 실무상 자주 발생하는 하자와 분쟁 예방 방법, 실제 사건에서 유의할 포인트를 알려주겠습니다.

1. ‘주주총회 소집 절차’ 개요

1-1. 주주총회란 무엇인가

• 최고 의사결정기구
• 이사·감사 선임·해임
• 정관 변경
• 자본금 증가·감소
• 합병·분할·영업양도 등 중요 사항 결정
• 종류
• 정기주주총회: 사업연도 종료 후 일정 기간 내(통상 3개월 이내)
• 임시주주총회: 특정 안건 처리를 위해 수시로 소집

1-2. 주주총회 소집 절차의 큰 흐름

• 1단계
• 소집 결의
• 원칙: 이사회 결의
• 이사회가 없는 소규모 회사: 대표이사가 소집
• 2단계
• 기준일 및 주주 확정
• 기준일 공고 또는 통지
• 주주명부 폐쇄(필요 시)
• 3단계
• 소집통지 발송
• 통지 기한 준수(상법 + 정관)
• 통지 방법(우편, 이메일, 전자공시 등)
• 통지 내용(일시·장소·목적사항·참고서류 등)
• 4단계
• 주주총회 개최 및 의결
• 의장 선임 및 개회선언
• 출석주식수 및 의결권 수 확인
• 의안 설명·질의응답·표결
• 5단계
• 의사록 작성 및 공시
• 의사록 작성·서명날인·보관
• 상장회사 등은 공시 의무 병행

2. 주주총회 소집 권한과 주체

2-1. 누가 주주총회를 소집할 수 있는가

• 이사회 설치 회사(대부분 중견·대기업)
• 원칙 이사회 결의로 대표이사가 소집
• 이사회가 “언제, 어디서, 어떤 안건으로 소집할지” 결의
• 이사회 미설치 회사(소규모·비상장 중소기업 등)
• 원칙 대표이사가 직접 소집
• 예외적으로 주주가 소집할 수 있는 경우
• 발행주식총수의 3% 이상을 6개월 이상 보유한 주주 등(상법상 소수주주)
• 이사회에 임시총회 소집을 청구했으나, 이사회가 일정 기간 내 소집하지 않는 경우
• 법원이 허가한 경우(주주총회 소집 허가 신청)

2-2. 소집권 관련 분쟁 포인트

• 이사회 결의 없이 대표이사가 임의로 소집한 경우
• 상법 위반 소집 → 결의 취소·무효 소송 위험
• 이미 해임된 대표이사가 소집한 주주총회
• 대표권 유무가 쟁점이 되는 경우 많음
• 해임결의의 효력 다툼과 연계되어 복잡해짐
• 이사·감사 해임을 막기 위한 방어적 소집
• 소집 절차상 하자를 이유로 결의 취소소송이 제기되는 대표적 사례

3. 주주총회 소집 절차 상세 정리

3-1. 이사회 결의(또는 대표이사 내부 결재)

• 이사회 결의 안건
• 주주총회 소집의 건
• 주주총회 일시·장소 결정
• 상정할 안건(목적사항) 확정
• 실무 체크포인트
• 이사회 소집 자체도 적법해야 함
• 이사회 의사록에 주주총회 소집 결의 내용을 명확히 기재
• 안건은 가급적 구체적으로 작성(예: “이사 A 해임의 건” 등)

3-2. 기준일·주주명부 확정

• 기준일 제도
• 특정 시점에 주주로 등재된 사람에게만 주주총회 참석·의결권 부여
• 실무상 절차
• 기준일을 정하고, 필요 시 2주 이상 전 공고(정관 규정에 따름)
• 기준일 이후 일정 기간 주주명부 폐쇄 가능
• 실무 팁
• 경영권 분쟁이 예상될 때 기준일 공고·주주명부 폐쇄 절차를 특히 정확히 진행
• 기준일·폐쇄기간 공고 누락 시 의결권 자격을 둘러싼 분쟁 가능성 큼

3-3. 주주총회 소집통지: 기한과 방법

(1) 소집통지 기한

• 원칙(비상장 일반 회사)
• 주주총회일 2주 전까지 각 주주에게 통지
• 정관으로 단축 가능
• 예: “총회일 10일 전까지 통지” 등
• 상장회사
• 보통 2주 이상의 기한을 두나, 자본시장법·거래소 규정 등 추가 규제 존재

(2) 통지 방법

• 개별 통지
• 서면(우편) 또는 전자문서(이메일 등)로 각 주주에게 발송
• 공고로 갈음 가능한 경우
• 주주 수가 일정 수 이상인 회사는 공고로 갈음 가능(정관 규정 필요)
• 실무에서 많이 쓰는 방식
• 등기우편 + 이메일 병행
• 등기우편 영수증·발송명세를 증거로 보관

(3) 소집통지 내용

• 필수 기재사항
• 회의의 일시·장소
• 회의 목적사항(의안)
• 예: 재무제표 승인, 이사·감사 선임, 정관 변경, 합병 승인 등
• 중요 안건에 대한 추가 설명
• 정관 변경, 합병, 영업양도 등: 안건 요지 및 주요 변경 내용
• 이사·감사 선임: 후보자 성명·주요 경력 등(상장회사는 더욱 상세 규제)
• 실무 팁
• 통지서에 의결권 행사 방법(위임장 양식, 전자투표 여부 등) 안내
• 분쟁 소지가 있는 안건은 설명자료(별첨) 제공

4. 주주총회 개최 당일 절차

4-1. 개회 전 준비

• 출석 확인
• 주주명부와 신분증·위임장 대조
• 의결권 수 계산(보통주/우선주 구분)
• 서류 준비
• 주주총회 소집통지서 사본
• 이사회 의사록(소집 결의 부분)
• 주주명부
• 위임장 원본
• 의안 설명자료(재무제표, 후보자 이력, 계약서 요약 등)

4-2. 주주총회 진행 순서(예시)

• 1. 의장 선임 및 개회 선언
• 통상 대표이사가 의장을 맡으나, 정관에 별도 규정 가능
• 2. 성원 보고
• 출석 주식수 및 의결권 수 보고
• 정족수 충족 여부 확인
• 3. 의안 상정 및 설명
• 각 안건별로 담당자 또는 의장이 설명
• 4. 질의응답
• 주주의 질문에 대해 성실히 답변(특히 상장회사)
• 5. 표결 및 결과 공표
• 거수, 기립, 서면·전자투표 등 방식
• 찬성·반대·기권 수 및 가결·부결 여부 선언
• 6. 폐회 선언

4-3. 의사록 작성

• 의사록 필수 기재사항
• 일시·장소
• 의장 및 출석 이사·감사 성명
• 출석 주주수 및 그가 가진 의결권 수
• 의안별 토의 내용 요지 및 표결 결과
• 서명·날인
• 의장과 출석 이사·감사 또는 지정된 주주가 서명 또는 날인
• 보관
• 본점에 비치, 필요 시 등본을 주주에게 교부
• 실무 팁
• 분쟁 가능성이 있는 안건은 의사록에 질의·답변 요지를 비교적 상세히 기재
• 녹취·영상 기록을 별도로 보관하는 것도 유용

5. 의결 정족수와 의안별 요건 비교

주주총회에서 정족수(출석 요건)와 의결 요건(찬성 비율)을 충족하지 못하면 결의가 무효가 되거나 취소 사유가 됩니다.

5-1. 기본적인 정족수·의결요건 표

※ 실제 정족수·의결요건은 정관 규정을 반드시 확인해야 합니다.

6. 자주 발생하는 하자와 분쟁 포인트

6-1. 소집통지 관련 하자

• 통지 기한 미준수
• 예: 2주 전 통지해야 하는데 10일 전에만 발송
• → 결의 취소 사유가 될 수 있음
• 통지 방법 하자
• 정관상 “서면 통지”로 규정되어 있는데 이메일만 발송
• 공고로 갈음 요건 미충족(주주 수 요건, 정관 규정 부재 등)
• 통지 내용 불명확
• “기타 중요사항의 건” 등으로만 기재
• 이사·감사 해임, 정관 변경 등 중대한 안건을 구체적으로 기재하지 않음

→ 주주의 판단·참석 기회를 침해한 것으로 인정될 위험

6-2. 의결권 행사·위임장 관련 분쟁

• 위임장 진정성 다툼
• 서명 위조, 내용 변경 등
• 특수관계인의 의결권 제한
• 자기거래, 이사·감사 책임면제 안건 등에서 의결권 제한 규정 위반
• 의결권 없는 주식 처리
• 자기주식, 의결권 제한 우선주 등

6-3. 의사록·실제 진행 내용 불일치

• 의사록 조작·허위 기재
• 실제 논의·표결 내용과 다르게 작성
• 녹취·영상과의 불일치
• 향후 소송에서 의사록 신빙성에 큰 타격

7. 정기주주총회 vs 임시주주총회 비교

8-1. 비상장 중소·중견기업

• 실무 팁
• 정관을 최신 상법에 맞게 정비(소집통지 기한 단축, 전자통지 허용 등)
• 가족회사·지배주주 중심 회사라도 형식 절차는 반드시 지키는 것이 장기적으로 유리
• 세무·회계 이슈(배당, 상여 처리 등)와 연계해 총회 안건을 설계

8-2. 상장회사·코스닥 회사

• 주의사항
• 상법 + 자본시장법 + 거래소 규정까지 함께 고려
• 전자투표, 집중투표제, 사외이사 선임 규제 등 별도 의무 다수
• 기관투자자·소액주주의 주주활동(스튜어드십 코드 등) 대응 필요
• 실무 팁
• 의결권 자문사(IS 등) 보고서, 기관투자자 입장 사전 파악
• IR, 공시, 주주 커뮤니케이션을 연계한 종합 전략 수립

9. 경영권 분쟁 상황에서의 주주총회 소집 전략

9-1. 소수주주의 임시주총 소집 청구

• 요건(전형적 예시)
• 발행주식총수의 일정 비율 이상 보유(통상 3% 이상)
• 6개월 이상 계속 보유(상장회사 등)
• 절차
• 이사회에 임시주총 소집을 서면으로 청구
• 이사회가 일정 기간 내(예: 2주) 소집 결의를 하지 않으면

→ 법원에 주주총회 소집 허가 신청 가능

9-2. 경영진 입장에서의 리스크 관리

• 소집 청구 무시·지연의 위험
• 주주의 법원 신청 → 회사·이사 개인 책임 리스크
• 하자 있는 소집으로 결의 밀어붙이기
• 결의 취소·무효 소송에서 패소 시
• 경영권 상실 + 손해배상 + 형사책임(특정경제범죄, 배임 등)까지 연결 가능
• 실무 팁
• 분쟁이 예상되면 초기부터 소집 절차 전 과정을 문서화하고,
• 소집통지, 주주명부, 위임장, 의사록, 녹취 등 증거를 체계적으로 관리

10. 실무 체크리스트: 주주총회 소집 절차 한눈에 보기

• 1. 정관·상법 확인
• 소집권자, 통지 기한·방법, 정족수, 의결요건 등
• 2. 이사회 결의(또는 대표이사 결정)
• 총회 일시·장소·안건 확정
• 이사회 의사록 작성
• 3. 기준일·주주명부
• 기준일 설정 및 공고 여부 검토
• 주주명부 폐쇄 필요 여부 결정
• 4. 소집통지
• 통지 기한 준수(최소 2주 전 또는 정관 기준)
• 통지 방법(우편·전자문서·공고) 결정 및 증빙 확보
• 안건·설명자료 명확히 기재
• 5. 총회 진행
• 출석·의결권 수 정확한 집계
• 의안별 설명·질의응답·표결 절차 준수
• 6. 의사록·사후 관리
• 의사록 작성 및 서명·날인
• 본점 비치, 필요 시 공시
• 분쟁 소지 있는 안건은 별도 증거(녹취, 영상 등) 보관

11. 자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 가족회사라서 형식은 안 지켜도 되지 않나요?

• 아닙니다.
• 현재는 가족 간에도 분쟁이 자주 발생하고, 상속·증여, 이혼, 채권자 문제 등으로
• 과거의 결의 효력을 다투는 사례가 많습니다.
• 형식 절차를 제대로 지켜 두는 것이 최선의 분쟁 예방책입니다.

Q2. 소집통지 기한을 하루라도 못 지키면 결의가 자동으로 무효인가요?

• 자동 무효는 아니고, ‘취소 사유’가 될 가능성이 큽니다.
• 주주가 결의 취소 소송을 제기하고, 법원이 하자의 중대성·영향을 판단하게 됩니다.
• 다만, 기한을 명백히 어긴 경우에는 취소 가능성이 높으므로,
• 가급적 다시 적법하게 소집하는 것이 안전합니다.

Q3. 이메일로만 소집통지해도 괜찮나요?

• 정관과 상법을 먼저 확인해야 합니다.
• 정관에서 전자문서 통지를 허용하고 있다면 가능할 수 있습니다.
• 허용 규정이 없다면 서면(우편) 통지가 원칙이며,
• 이메일은 보조 수단으로만 사용하는 것이 안전합니다.

Q4. 이사회 결의 없이 대표이사가 임시주총을 소집해도 되나요?

• 이사회 설치 회사라면 원칙적으로 안 됩니다.
• 이사회 결의 없이 소집한 총회 결의는 취소 또는 무효 위험이 큽니다.
• 다만, 긴급 상황 등 예외적 인정 여지가 논의되지만, 실무상 반드시 이사회 결의를 거치는 것이 안전합니다.

Q5. 주주총회 소집 절차에 하자가 있어도, 모든 주주가 동의하면 괜찮나요?

• 모든 주주가 실제로 동의·출석하여 의결에 참여했다면,
• 법원에서 하자를 경미하다고 보거나,
• 전원 동의에 의해 총회 절차를 갈음한 것으로 인정될 여지가 있습니다.
• 그러나, 소수주주가 나중에 “실제론 동의하지 않았다”고 다투면 분쟁 소지가 크므로,

애초에 절차를 지키는 것이 최선입니다.