근로조건서 미교부｜사업주가 꼭 알아야 할 법적 리스크와 대응 전략

‘근로조건서 미교부’는 근로기준법상 필수적인 서면 교부 의무를 지키지 않은 상태를 말하며, 사용자에게 형사처벌·과태료·노동청 진정 등 다양한 리스크를 초래할 수 있는 문제입니다.
이 글을 통해서 당신한테 근로조건서 미교부의 기본 개념, 관련 법규, 처벌·제재, 실제 분쟁 위험, 실무 작성 팁, 노동청 대응 방법 등을 알려주겠습니다.

‘근로조건서 미교부’ 개요 및 기본 개념

근로조건서란 무엇인가

• 법적 명칭
• – 일반적으로 말하는 “근로조건서”는 법에서 말하는 ‘근로조건을 명시한 서면’을 의미합니다.
• 관련 법 조항
• – 근로기준법 제17조: 사용자는 근로계약을 체결할 때 임금, 근로시간 등 필수 근로조건을 서면으로 명시하고 교부해야 함
• 형식
• – 종이 문서, 전자문서(전자계약, 이메일, HR 시스템 출력 등) 모두 가능
• 단, 근로자가 내용을 확인·보관할 수 있어야 함

근로조건서에 반드시 들어가야 하는 내용 (필수 기재사항)

근로기준법상 필수적으로 서면 명시·교부해야 하는 주요 항목은 다음과 같습니다.

• 근로계약 기간
• 기간제인지, 무기계약인지, 계약 시작일·종료일
• 근로장소 및 종사업무
• 근무지(본사, 지점, 재택 등), 담당 직무·업무 내용
• 소정근로시간
• 1일/1주 근로시간, 휴게시간, 근무일(주 5일/6일 등)
• 임금
• 임금 구성 항목(기본급, 수당 등)
• 산정 방법(시급/월급, 성과급 기준 등)
• 지급 방법(계좌이체 등) 및 지급일(매월 몇 일)
• 휴일·휴가
• 주휴일, 약정휴일, 연차유급휴가 부여 기준
• 취업규칙 적용 여부
• 취업규칙이 있는 경우, 해당 규정이 적용된다는 점과 열람 가능성

※ 위 내용이 문서로 정리되어 있고, 근로자에게 실제로 교부되어야 “근로조건서 교부 의무”를 이행한 것으로 평가됩니다.

왜 ‘근로조건서 미교부’가 문제인가

법 위반 시 제재·처벌

1. 형사처벌(벌금형)

• 근로기준법 제17조 위반 시
• – 500만 원 이하의 벌금 부과 가능
• 특징
• “고의로 안 줬다”는 의도가 없어도, 형식상 미교부만으로도 처벌 가능
• 반복·다수 위반 시, 사건의 중대성이 커질 수 있음

2. 과태료·행정지도

• 근로감독관 조사 후
• – 시정지시 → 불이행 시 과태료 부과 가능
• 근로감독 결과표에 법 위반 사실이 명시되어, 향후 분쟁 시 불리한 자료로 활용될 수 있음

3. 민사 분쟁 리스크

• 임금·연장수당·성과급·성과연봉 등 분쟁 시
• – 서면 근로조건이 없으면,
• 근로자 주장(채용 공고, 문자, 카톡, 구두 약속 등)에 법원이 더 무게를 두는 경우가 많음
• 결과
• – 추가 임금·수당 지급 명령
• 해고·징계 무효 주장 시, 복직 + 임금상당액 지급 리스크 확대

근로조건서 미교부가 실제로 문제가 되는 상황들

자주 발생하는 분쟁 유형

1. 임금·수당 분쟁

• 상황 예시
• “월급 300이라 해서 왔는데, 기본급 200 + 각종 수당 100이었다”
• “연장근로수당이 월급에 포함된 줄 몰랐다”
• 근로조건서가 없으면
• – 구두 약속, 채용 공고, 면접 시 설명 내용이 근로조건으로 인정될 수 있음
• 사용자가 불리해지는 경우 다수

2. 근로시간·연장근로 분쟁

• 근로자가 주장
• – “주 52시간 넘게 일했는데 수당을 못 받았다”
• 사용자가 주장
• – “연장근로는 없었고, 자발적인 잔업이었다”
• 이때 근로시간 관련 서면 약정이 없으면
• – 근로자 제출 자료(출입기록, 카톡, 메신저, 이메일 전송 시간 등)가 더 신뢰될 수 있음

3. 계약기간·정규직 전환 분쟁

• “수습 후 정규직 전환 약속했다” vs “수습 계약일 뿐이다”
• 근로조건서에 계약기간, 수습기간, 전환 조건이 없다면
• – 근로자에게 유리한 방향으로 해석되는 경향

4. 해고·징계 분쟁

• 취업규칙·인사규정이 제대로 고지·적용되지 않았다고 주장될 수 있음
• “근무태도 불량” 등의 사유가 어떤 기준으로 평가되는지 분쟁 발생

근로조건서 미교부 시 법적 책임 정리

제재 유형 비교표

대상: 누구에게 줘야 하는가

• 정규직 근로자
• 기간제·계약직 근로자
• 단시간(파트타임) 근로자
• 수습·인턴이라도 근로기준법상 “근로자”라면 모두 포함
• 일용직·단기 알바도
• – 하루만 일해도 근로계약·근로조건서 작성이 원칙

시기: 언제 줘야 하는가

• 근로계약 체결 시점에 서면 교부가 원칙
• 실무상 권장:
• 출근 첫날 또는 그 이전에
• 근로계약서 작성 + 근로조건서(또는 근로계약서 내 명시) 교부
• 나중에 소급해서 작성하는 것은
• – 형식적으로는 뒤늦게라도 교부한 것으로 볼 수 있으나
• 분쟁 발생 시 과거 기간에 대해서는 근로자 주장에 불리하게 대응하기 어려움

방식: 어떻게 교부해야 인정되는가

• 종이 문서
• 근로계약서 2부 작성 → 회사·근로자 각각 1부 보관
• 근로자 서명 또는 날인 필수
• 전자문서
• 전자계약 시스템, 이메일, HR 시스템 등으로 PDF 전송
• 근로자가 파일을 내려받아 보관 가능해야 함
• 유의점
• “사내 서버에만 저장, 근로자에게는 안 줌” → 교부 의무 불이행
• “내용 구두 설명만 함” → 법 위반

실무적으로 안전한 근로조건서 작성·관리 팁

1. 회사 표준 템플릿 만들기

• 회사 규모와 업종에 맞는 표준 근로계약서/근로조건서 양식 준비
• 포함해야 할 항목
• – 회사명, 사업장 주소, 대표자
• 근로자 인적사항
• 근로계약 기간
• 근로장소·업무내용
• 근로시간·휴게시간·휴일
• 임금(기본급, 각종 수당, 상여, 성과급 등)
• 연차휴가 및 기타 복리후생
• 취업규칙 적용 및 열람 방법
• 해고·징계 등 관련 규정 참조 조항

2. “실제 운영”과 일치하게 작성하기

• 형식적인 문구가 아니라, 실제 근무형태·급여체계와 일치해야 합니다.
• 특히 주의할 부분
• – 연장·야간·휴일근로수당 포함 여부
• 포괄임금제 적용 시 구체적 구분 명시
• 성과급, 인센티브 지급 기준

3. 교부 및 보관 증거 남기기

• 종이 계약
• – 근로자 서명·날인 → 스캔하여 전자파일로도 보관
• 교부일자 명시
• 전자 계약
• – 이메일 발송 기록, 전자서명 로그, 시스템 기록 보관
• 분쟁 발생 시
• – “언제, 어떤 내용의 근로조건서를 교부했는지” 입증할 수 있어야 안전합니다.

4. 조건 변경 시 재작성 또는 변경통지

• 다음과 같은 경우, 근로조건 변경 서면 통지가 필요합니다.
• 임금체계 변경(연봉 인상·삭감, 수당 구조 변경)
• 근무시간제 변경(탄력근로제, 선택근로제 도입 등)
• 근무지 변경(타지역 전보, 재택근무 전환 등)
• 권장 방식
• – 근로계약 변경합의서 작성 → 근로자 서명 후 교부

근로조건서 미교부 상태에서 이미 인력이 근무 중인 경우 대응 전략

1. 우선적으로 해야 할 조치

• 현재 재직 중인 전 직원에 대해
• – 근로계약서·근로조건서 일괄 정비
• 실무 진행 방법
• – 인사공지 → “표준 근로계약서 정비 안내”
• 개별 면담 또는 일괄 설명회 후 서명 진행

2. 과거 기간에 대한 리스크 관리

• 이미 오래 근무한 직원들
• – 과거의 구두 약속·실제 지급 내역·관행이 근로조건으로 인정될 수 있음
• 리스크를 줄이는 방법
• – 실제 지급 내역(급여명세서, 통장내역)을 기준으로

현재 시점 이후의 조건을 명확히 재설정

• 급격한 불이익 변경은 분쟁 가능성이 크므로 신중히 진행

3. 노동청 진정·고소가 들어온 경우

• 대응 포인트
• – 즉시 근로조건서 작성·교부 등 시정 조치
• 이미 작성·교부한 자료가 있다면 증빙 제출
• 근로자와의 합의(임금 정산 등) 진행 후, 합의서 확보
• 근로감독관 조사 시
• – 회사 규모, 인사 시스템, 고의성 여부, 시정 노력 등을 종합적으로 보지만,

형식적 위반은 상당히 엄격하게 보는 편입니다.

스타트업·중소기업이 특히 주의해야 할 점

1. “우리 회사는 아직 작아서…”라는 생각의 위험

• 1~2명 소규모 사업장도 근로기준법 적용 대상
• 초기에 문서화가 안 된 상태에서
• – 회사 성장 후, 핵심 인력과의 분쟁이 크게 터지는 경우 많음

2. 대표·임원의 ‘구두 약속’ 관리

• “매출 나오면 성과급 줄게”
• “3개월 수습 후 연봉 올려줄게”
• 이런 약속이 서면화되지 않으면
• – 나중에 근로자 주장대로 인정될 수 있는 위험

3. 외주·프리랜서와의 구분

• 실제로는 근로자인데 형식상 프리랜서 계약만 체결한 경우
• – 근로기준법상 근로자로 판단되면

근로조건서 미교부 + 4대보험 미가입 + 연장수당 미지급 등이 한꺼번에 문제 될 수 있음

자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 근로계약서만 쓰고, 별도 근로조건서를 안 줘도 괜찮습니까?

• A
• – 근로계약서 안에 법에서 요구하는 필수 근로조건이 모두 명시되어 있고
• 그 계약서를 근로자에게 1부 교부했다면, 별도의 “근로조건서” 명칭 문서는 없어도 됩니다.
• 문제는 “계약서 내용이 부실하거나, 근로자에게 실제로 교부하지 않은 경우”입니다.

Q2. 전자계약(이메일, 전자서명)으로만 진행해도 법 위반이 아닙니까?

• A
• – 근로자가 내용을 확인·보관할 수 있는 형태의 전자문서라면, 서면 교부 의무를 충족할 수 있습니다.
• 단, 시스템 로그, 이메일 송신 기록 등 실제 교부 증거를 남겨두는 것이 중요합니다.

Q3. 근로자가 “귀찮다”며 근로계약서 작성을 거부하면 어떻게 해야 합니까?

• A
• – 회사는 법적 의무 이행을 위해 작성 요청 및 설명을 했다는 증거를 남겨야 합니다.
• 예:
• 이메일·문자 공지, 사내 공지문, 면담 기록 등
• 반복적으로 거부할 경우, 인사상 조치나 채용 유지 여부 등을 별도로 검토해야 할 수 있습니다.

Q4. 이미 퇴사한 직원에게도 근로조건서 미교부로 문제가 될 수 있습니까?

• A
• – 가능합니다.
• 퇴사 후 체불임금·수당·퇴직금 등을 청구하면서

“근로조건이 서면으로 명시되지 않았다”는 점을 근로자가 주장할 수 있습니다.

• 특히 과거 급여 구조·수당 약속에 대한 분쟁에서 회사가 불리해질 수 있습니다.

Q5. 근로조건서 미교부로 벌금 처벌을 받은 전력이 남으면, 회사에 어떤 영향이 있습니까?

• A
• – 형사처벌(벌금형)은 전과기록에 남을 수 있으며,
• 대표자 개인이나 회사의 대외 신용도, 입찰, 인허가 심사 등에 부정적 요소가 될 수 있습니다.
• 반복 위반 시, 감독기관이 향후 더 엄격하게 보는 경향이 있습니다.