‘근로계약서 미작성’은 단순한 서류 누락이 아니라, 회사에 형사·행정 제재와 민사 분쟁 리스크를 동시에 가져오는 문제입니다.
이 글을 통해서 당신한테 근로계약서 미작성 시 법적 책임, 실제로 어떤 상황에서 문제가 되는지, 지금 당장 어떻게 정비해야 하는지, 실무 체크리스트와 FAQ를 알려주겠습니다.
1. ‘근로계약서 미작성’ 개요
1-1. 왜 근로계약서를 꼭 써야 하는가?
근로계약서는 단순한 “형식적인 서류”가 아니라 다음을 위해 필수입니다.
- 법정 의무
- 근로기준법 제17조: 사용자는 근로계약 체결 시 근로조건을 명시해야 하고
- 제17조 제2항: 그 내용을 서면으로 교부해야 함
- 분쟁 예방 도구
- 기업 방어 수단
- 근로자 주장(“이 약속했다”, “저 약속했다”)에 대한 회사의 입증자료 역할
1-2. 근로계약서에 반드시 들어가야 하는 내용 (법정 기재사항)
근로기준법상 필수적으로 서면으로 명시해야 하는 항목은 다음과 같습니다.
- 근로계약 기간 (기간제인지 무기계약인지 등)
- 근무장소 및 종사업무
- 소정근로시간, 휴게시간, 휴일
- 임금의 구성 항목, 계산 방법, 지급 방법 및 지급 시기
- 유급휴일, 연차유급휴가
- 취업규칙 적용 여부 및 주요 내용(있을 경우)
※ 이 내용이 서면(전자문서 포함)으로 교부되지 않으면 “근로계약서 미작성”으로 간주되어 처벌 대상이 될 수 있습니다.
2. 근로계약서 미작성 시 법적 책임
2-1. 형사·행정상 제재
근로기준법 제17조 위반(근로조건 서면 명시·교부 의무 위반)
- 위반 시
- – 500만 원 이하의 벌금 (근로기준법 제114조)
- 특징
2-2. 민사상 리스크
근로계약서가 없으면 다음과 같은 민사 리스크가 커집니다.
- 임금·수당 분쟁 시 입증 곤란
- 기본급, 상여, 인센티브, 각종 수당 구조가 불명확
- 연장·야간·휴일근로수당 미지급 분쟁 발생 가능성 증가
- 근로자에게 유리한 해석 원칙
- 서면 근로계약이 없고, 취업규칙·내부 규정도 불명확하면
→ 법원·노동청은 근로자 진술 + 정황에 기울어지기 쉬움
→ 부당해고 판정 가능성 증가 (복직 + 임금 상당액 지급 명령 등)
2-3. 노동청 조사·근로감독 리스크
근로계약서 미작성은 보통 단독으로 끝나지 않고, 다른 위반 사항까지 함께 드러나는 “입구”가 됩니다.
3. 이런 경우도 ‘근로계약서 미작성’에 해당될까?
3-1. 구두로만 채용한 경우
- “우리 말로 다 했으니까 괜찮다” → 법적으로는 NO
- 근로기준법은 서면 교부를 명시적으로 요구
- 구두 약속만 있는 경우
- – 법 위반 + 나중에 무엇을 약속했는지 입증 곤란
3-2. 이메일·메신저로 조건만 보내고 별도 계약서는 없는 경우
- 이메일, 메신저로 근로조건을 구체적으로 보내고, 근로자가 이를 수락했다면
- 전자문서 형태의 근로계약으로 인정될 여지가 큼
- 단, 실무적으로는
- – 내용이 산발적이고, 서명·동의 절차가 명확하지 않으면
→ 근로감독관·법원이 계약 내용 인정 범위를 좁게 볼 수 있음
3-3. 인턴, 아르바이트, 단기·파트타임도 작성해야 하나?
- 모두 작성해야 함
- 기간, 시간, 형태를 불문하고 “근로자”라면 전원 대상
- 특히 문제되는 유형
- “잠깐 쓰는 사람이라서” → 법에 예외 없음
3-4. 가족, 친인척을 직원으로 쓰는 경우
4. 근로계약서 미작성 시 실제로 발생하는 분쟁 유형
4-1. 임금·수당 분쟁
- 분쟁 포인트
- 기본급 vs 각종 수당 구분
- 인센티브·성과급이 법정수당 산정 기초임금에 포함되는지 여부
- 연장·야간·휴일근로수당 미지급 주장
- 근로계약서가 없을 때
- 근로자 진술 + 통장 내역 + 카톡, 메일이 사실상 계약 내용으로 인정될 수 있음
4-2. 퇴직금·퇴사 관련 분쟁
근로계약서에 고용형태, 수습 여부, 퇴직 관련 조건이 없으면 회사가 방어하기 매우 어려워집니다.
4-3. 겸직·경업금지, 영업비밀 유출
- 스타트업·IT·플랫폼 기업에서 많이 발생
- 개발자·영업사원이 경쟁사로 이직하면서 소스코드·고객 리스트 유출
- 근로계약서·비밀유지계약(NDA)에
5. 근로계약서 미작성 상태, 지금 당장 무엇을 해야 하나?
5-1. 현황 점검 체크리스트
다음 항목을 기준으로 현재 상태를 점검해 보시면 됩니다.
- 현재 회사에 근무 중인 인원 중
- – 서면 근로계약서(종이 또는 전자)가 전혀 없는 인원 수
- 예전 양식으로 작성했으나, 업데이트가 안 된 인원 수
- 아르바이트·인턴·계약직 중 계약서 미작성 인원 수
- 취업규칙·인사규정·급여규정 보유 여부
- 전자계약 시스템 도입 여부
- 이메일·메신저로만 조건 전달하고 있는지 여부
5-2. 뒤늦게 작성해도 효과가 있을까?
- 결론
- 늦더라도 지금이라도 작성하는 것이 훨씬 낫습니다.
- 단, 유의사항
- 이미 근로가 진행된 기간에 대해
→ 근로계약서 소급 작성은 “형식상”으로는 가능하지만
→ 실질적으로는 실제 근로실태와 다르면 소급 효력 제한 가능
- 과거 분쟁을 “합의” 없이 일방적으로 불리하게 정리하는 것은 위험
- 실무 팁
- 지금 시점 기준으로라도 정확한 근로조건을 계약서로 정리
- 과거에 논란이 있을 만한 부분은 별도 합의서 또는 정산서로 처리(전문가 자문 권장)
5-3. 근로계약서 작성 실무 팁
- 표준 근로계약서 양식 + 회사 특성 반영
- 필수적으로 넣어야 할 실무 조항 예시
- 연장·야간·휴일근로 처리 기준
- 인센티브·성과급 산정 기준 및 지급 요건
- 겸직·경업금지, 비밀유지 의무
- 회사 자산(노트북, 휴대폰, 계정 등) 관리·반납 의무
- 개인정보·업무상 정보 처리에 관한 규정
- 서명 방식
- 종이 계약서: 자필 서명 또는 도장
- 전자 계약: 공인·사설 인증 전자서명, 이메일·IP·시간 로그 보관
5-4. 기존 직원에게 뒤늦게 계약서 받는 방법 (마찰 최소화)
- 권장 커뮤니케이션 방식
- “최근 근로기준법 준수를 위해 회사 전체적으로 근로계약서를 정비하고 있다”는 전사 공지
- 특정 직원만 지목하지 말고 전 직원 일괄 정비 형식
- 설명 포인트
- 단, 실제로 조건 변경이 필요한 경우
6. 근로계약서 미작성 vs 부실 작성 비교
| 구분 | 근로계약서 전혀 없음 | 형식적·부실 작성 |
|---|---|---|
| 법 위반 여부 | 근로기준법 제17조 위반 (명백) | 내용에 따라 위반 가능, 분쟁 시 해석 문제 |
| 형사·행정 제재 리스크 | 높음 (벌금, 시정지시) | 상대적으로 낮으나, 다른 위반과 결합 시 증가 |
| 임금·수당 분쟁 시 회사 입증력 | 매우 약함 | 계약서 내용에 따라 어느 정도 방어 가능 |
| 노동청 조사 시 인식 | “기본적인 의무조차 안 지키는 회사” 인식 | “형식은 갖췄으나 내용·운영이 문제”로 인식 |
| 개선 우선순위 | 최우선 (즉시 작성 필요) | 내용 보완, 취업규칙·내규 정비가 중요 |
7-1. 전자계약의 법적 효력
- 전자문서·전자서명도 원칙적으로 서면 + 서명과 동일한 효력 인정
- 조건
- 근로자가 내용을 확인할 수 있고
- 본인 의사에 따라 동의·서명했다는 점이 입증 가능해야 함
7-2. 전자계약 시스템 도입 시 체크포인트
- 필수 체크
- 계약 내용 변경 이력 자동 기록
- 서명 일시, IP, 기기 정보 등 로그 저장
- 계약서 사본을 근로자에게 자동 발송 (이메일·문자 링크 등)
- 장점
8. 근로계약서 정비 시 함께 봐야 할 인사·노무 영역
8-1. 취업규칙·인사규정 정비
- 10인 이상 사업장
- – 취업규칙 작성·신고 의무
- 근로계약서에는 핵심 조건을,
- 취업규칙·인사규정에는
- 휴가, 징계, 평가·승진, 포상, 복리후생, 교육 등
- 상세 규정을 두고
→ “이 계약에서 정하지 않은 사항은 취업규칙에 따른다”라고 연결하는 구조가 일반적입니다.
8-2. 급여·근로시간 관리 시스템
- 근로계약서에 명시된
- 소정근로시간, 연장근로, 야간·휴일근로 기준과
- 실제 근로시간 관리(출퇴근 기록, 스케줄표 등)가 일치해야 함
- 시스템 없이 수기로만 관리하면
- 노동청 조사·소송 시 입증이 매우 어렵습니다.
9. 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 직원이 이미 몇 년째 일하고 있는데, 지금 계약서를 쓰자고 하면 불리한 내용이라고 거부합니다. 어떻게 해야 하나요?
- 일단 기존 근로조건을 그대로 반영한 계약서를 제시하는 것이 원칙입니다.
- 근로조건을 변경하려면
- 근로자 개별 동의가 필요하고,
- 불리한 변경일 경우 동의 없이는 효력이 부정될 수 있습니다.
- 실제로 조건을 조정해야 한다면
- 변경 사유·내용을 충분히 설명하고
- 별도 변경합의서를 작성하는 방식을 고려하는 것이 좋습니다.
Q2. 단기 프로젝트로 1~2개월 쓰는 계약직도 꼭 근로계약서를 써야 하나요?
- 예, 기간과 상관없이 임금을 받고 종속적으로 일하는 근로자라면 반드시 작성해야 합니다.
- 특히 단기 프로젝트는
- 업무 범위, 기간, 연장근로, 야근수당 등이 불명확해 분쟁이 잦으므로
→ 오히려 더 꼼꼼한 계약서가 필요합니다.
Q3. 근로계약서에 서명은 했는데, 회사가 내용대로 지키지 않으면 어떻게 되나요?
- 근로계약서는 회사에도 법적 구속력이 있습니다.
- 계약서보다 실제 근로조건이 더 나쁘다면
Q4. 프리랜서 계약이라고 했는데, 노동청에서 근로자로 볼 수 있다고 합니다. 이 경우도 근로계약서 미작성 문제가 되나요?
- 실질이 중요합니다.
- 지휘·감독, 근무시간·장소 지정, 전속성, 대가의 성격 등을 종합해
→ “근로자성”이 인정되면, 명칭이 프리랜서여도 근로자로 봅니다.
- 이 경우
- 근로계약서 미작성,
- 4대보험 미가입,
- 임금·수당·퇴직금 미지급 문제까지 한 번에 불거질 수 있습니다.
Q5. 이미 노동청에서 근로계약서 미작성으로 시정지시를 받았습니다. 어떻게 대응해야 하나요?
- 우선
- 지시 받은 기한 내에 모든 근로자에 대한 계약서 작성·교부를 완료해야 합니다.
- 동시에
- 임금·근로시간 등 다른 위반 사항이 없는지 내부 점검을 하고,
- 필요한 경우 전문가 도움을 받아
→ 재발 방지 방안(규정·시스템 정비)를 마련하는 것이 좋습니다.
- 이는 향후 추가 조사나 형사절차에서 감경 사유로 작용할 수 있습니다.